ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) en temps plein
Au sein d’une équipe de 11 personnes, l’assistant(e) de Direction a un rôle pivot à la fois en interne en appui à la Direction mais aussi en externe vis-à-vis de nos partenaires notamment institutionnels
Activités :
Dans le cadre des orientations fixées par la gouvernance et la direction :
Assurer l’administratif et logistique de l’association en lien avec la direction :
- Rédiger des courriers et correspondances courantes, saisir et mettre en forme des documents,
- Gérer le classement et l’archivage des pièces administratives,
- Assurer la préparation matérielle des réunions en lien avec la direction
- Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
- Suivre la maintenance des équipements de l’établissement et veiller à la bonne exécution du travail du personnel ou prestataire d’entretien
- Tenir à jour les dossiers et registres concernant l’association,
- Suivre le renouvellement des instances décisionnelles et des modifications devant être déclarées en Préfecture,
- Gérer l’affichage légal obligatoire avec validation de la direction,
- Appuyer la direction pour l’organisation des réunions et des instances statutaires,
- Superviser le travail de la chargée d’accueil. Organiser et suppléer aux absences à ce poste
- Rédiger et faire valider comptes rendus et procès-verbaux de réunions puis les diffuser aux destinataires
- Participer à la communication de la structure, notamment via la publication et la mise à jour du site web internet et autres supports numériques
- Réaliser l’actualisation du DUERP et des autres documents obligatoires dans le cadre des obligations de santé et sécurité au travail.
Gérer comptablement l’association en lien avec la direction et le cabinet comptable :
- Saisir les opérations comptables,
- Classer et archiver les pièces comptables,
- Contrôler les mouvements bancaires,
- Préparer le bilan annuel et les états intermédiaires,
- Gérer la caisse,
- Préparer et suivre les paiements.
Gérer administrativement et comptablement les ressources humaines en lien avec la direction :
- Préparer les embauches de personnel, l’arrivée des stagiaires et volontaires
- Suivre les congés, absences, heures supplémentaires et récupérations,
- Suivre les déclarations fiscales et sociales,
- Gérer les notes de frais,
- Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers du personnel
- Assurer les obligations concernant la médecine du travail
Contribuer à la gestion financière de l’association:
- Participer au suivi du budget de l’association,
- Participer au montage des demandes de subventions et suivre les conventions
- Élaborer les bilans demandés par les financeurs. Appuyer la direction sur toute question relative à la gestion administrative, financière et comptable de l’association.
- Appuyer ponctuellement l’équipe avec validation de la direction. L’assistante de direction doit être à l’aise avec les tableaux de bords et l’outil informatique
Emploi repère associé : Assistante de direction cotation 10
Compétences attendues :
- rigueur, fiabilité, et sens de l’organisation,
- orientation résultats, gestion des priorités,
- capacité de synthèse, bon rédactionnel
- dynamisme et sens l’investissement
- travail en étroite collaboration avec la direction
Domaines de compétences associés selon CCN:
4.3. Effectuer des travaux administratifs
4.4. Rédiger des documents administratifs complexes
4.5. Planifier, assurer la logistique
4.6. Gérer des emplois du temps
8.2. Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
8.4. Gérer les domaines juridique et réglementaire
8.3. Formaliser les outils de gestion
8.6. Gérer la vie de la structure
8.9. Gérer le personnel sur le plan administratif
9.3. Assurer la mise en œuvre technique de la communication
Localisation du poste : Poste basé à Arc les GRAY.
Positionnement : Poste placé sous l’autorité de la direction de l’association.
Rémunération : Selon expérience et suivant barème CCN.
Précision :
30 jours de congés ouvrés soit 6 semaines, prime transport ou forfait mobilité durable selon éligibilité du salarié.
Disponibilité rapide. Les dossiers de candidatures (Lettre de motivation + CV à minima) sont à adresser avant le 01 mars 2022 à Mme La Directrice, par mail estelle.houary@milobfc.fr, ainsi que toute question complémentaire sur la fiche de poste présentée ci-dessus.